UNIVERSELLE PROZESSE PLANEN – Aus Sicht der Kommunen – Ein minimales Modell

UNIVERSELLE PROZESSPLANUNG
3.Juni 2021 – 4.Juni2021
URL: oksimo.org
Email: info@oksimo.org

Autor: Gerd Doeben-Henisch (gerd@oksimo.org)

Letzte Korrekturen: 4.Juni 2021

KONTEXT

Dieser Text ist Teil des Themenbereichs UNIVERSELLE PROZESSE PLANEN – Aus Sicht der Kommunen im oksimo.org Blog.

Kommunen – Ein minimales Modell (*)

Wenn man das Thema Kommunen eingrenzen und so konkretisieren will, dass man gezielt handeln kann, dann stellt sich die Frage nach einem passenden begrifflichen Rahmen; man kann solch einen begrifflichen Rahmen auch als Strukturmodell sehen oder einfach als ein Modell.

Als überall gegenwärtigen äußeren Rahmen kann man das Konzept einer Gesellschaft voraussetzen, deren Mitglieder — die Bürger — sich mental über ein vielschichtiges Konzept von Kultur definieren. Will man das äußerlich beobachtbare Verhalten der Bürger verstehen, dann muss man diese handlungswirksame mentale Struktur verstehen, die sich in kontinuierlicher Wechselwirkung mit der jeweiligen Umgebung befinden.

Will man genauer, konkreter verstehen, was es heißt, als Bürger (als kultureller Akteur) in einer Gesellschaft, im engeren Bereich einer Kommune zu handeln, dann kann man die elaborierten Konzepte des Projektmanagements — oder noch allgemeiner eines systemtheoretischen Prozessmanagements — quasi als Referenzpunkt wählen, um abzuschätzen, was notwendig ist, um erfolgreiche Prozesse zu ermöglichen oder — im negativen Fall — genau dies zu erschweren bzw. sogar zu verhindern.

Zwischen diesen beiden Polen — einem komplexen dynamischen Kulturbegriff und Gesellschaftsbegriff einerseits und einem konkreten Handlungsbezogenen und Entscheidungsbezogenen Projektmanagement andererseits — öffnet sich der Raum kommunaler Politik, in dem in einer räumlich und juristisch definierten Kommune gewählte Vertreter von Bürgern versuchen, den Lebensraum der Bürger mit Blick auf eine nachhaltige Zukunft zu gestalten. Neben den juristisch vorgegebenen Strukturen und Abläufen gibt es ein offenes Feld möglicher Aktivitäten von den Bürgern, die direkt oder indirekt das explizit politische Verhalten der gewählten Vertreter*innen und der nachgeordneten Institutionen beeinflussen können.

Man muss sich dabei vergegenwärtigen, dass auf dem Boden der aktuell gültigen demokratischen Verfassung die Hoheit des politischen Handelns strikt bei den gewählten Vertretern einer Kommune — entsprechend auch im Landkreis, im Regierungsbezirk, im Land und dann im Bund — liegt. Dies bedeutet, tatsächlich politisch direkt können die Bürger nur im Turnus der offiziellen Wahlen Einfluss nehmen. Es wird dabei davon ausgegangen, dass die gewählten Vertreter den Willen ihrer Wähler angemessen umsetzen. Ob dies tatsächlich der Fall ist, das können politisch verbindlich immer nur die Wahlen zeigen: Wiederwahl oder Abwahl.

Bei näherer Betrachtung der vielfältigen komplexen Themen, die wöchentlich, ja nahezu täglich, in einer Kommune anfallen, die zu ihrer angemessenen Behandlung eigentlich viel Erfahrung und Wissen benötigen, die durch ihre zeitliche lang gestreckten Wirkungen (und Wechselwirkungen) eine sehr aufwendige Analyse und Nachprüfung nach vielen Seiten erfordern, kann man in Frage stellen, ob die kleine Schar der gewählten Vertretern diese Aufgaben alleine überhaupt angemessen leisten können. Beliebig viele konkrete Beispiele aus realen Kommunen können zeigen, dass dem tatsächlich so ist: die aktuell installierten Mechanismen kommunaler Politik erweisen sich als unzulänglich, umso mehr, als die Welt in ihrem Gesamtprozess komplexer und dynamischer wird. [1] Die sich verstärkenden Phänomene von Demokratieverdrossenheit und Radikalisierungen sind kein Zufall, und man kann sie nicht dadurch ‚heilen‘, dass man sie immer wieder nur durch ‚Worte‘ zu beschwören versucht. Wenn kommunale Politik es nicht schaffen wird, sich konkret und qualitativ anfassbarer, partizipativer zu machen, dann wird sie sich selbst abschaffen. Sie braucht keine expliziten Feinde; sie selbst ist ihr eigener Feind.

EINSTIEG: WIE?

BILD: Extrem vereinfachtes Bild der politischen Struktur in einer nicht zu großen Kommune. Es reicht aber für einen Start.

Schon eine Kommune mit ca. 10.000 – 15.000 Einwohner hat eine Komplexität, die kaum noch angemessen in einem einzigen Bild zu beschreiben ist. An dieser Stelle soll auch keine erschöpfende (statische) Beschreibung bereit gestellt werden. Es geh vielmehr um die praktische Frage, ob es im Bereich Kommune konkrete Prozesse gibt, die man mit dem oksimo Paradigma gewinnbringend beschreiben könnte.

Als leitende Perspektive bei der Suche nach einer Antwort soll dabei die Perspektive von Bürgern angenommen werden, die sich dem Phänomen ihrer Kommune, der darin ablaufenden Prozesse, verstehend nähern wollen, und dies nicht alleine, sondern zusammen mit anderen.

Eine Beschreibung innerhalb des oksimo Paradigmas stellt letztlich die Erarbeitung einer Minitheorie von jenem Prozess dar, innerhalb dessen Gemeinde stattfindet: (i) zu einem bestimmten Zeitpunkt gibt es einen bestimmten objektiv beschreibbaren Zustand der Gemeinde (Bürger, Objekte, Konstellationen der Objekte und Bürger, …), (ii) Es gibt möglicherweise eine Vielzahl von Zielen, die die Bürger in ihrem Kopf haben, und schließlich (iii) eine Vielzahl von Veränderungen, die beständig stattfinden, ab und zu, zufällig oder regelmäßig, mit klar erkennbaren Ursachen oder eher unbekannt, usw.

Versucht man den Prozess, innerhalb dessen Gemeinde stattfindet, von seiner erwartbaren, gewünschten oder schwer bestimmbaren Zukunft her zu verstehen, und dies im Lichte von verfügbaren Bewertungen, dann kann dies Anhaltspunkte dafür liefern, welche Momente am Prozess man sich mal näher anschauen sollte, um klar unerwünschte Zukunftsszenarien zu vermeiden.

Ein solches von möglichen gewünschten und unerwünschten Zukunftsvorstellungen her motivierte Erarbeiten einer Prozessbeschreibung hätte den Vorteil einer gewissen Fokussierung, und man müsste die kaum überschaubare Komplexität einer Gegenwart erst nach und nach, und zwar nur nach Bedarf, analysieren.

Ob man der Nachfrage zum Bau eines neuen Rechenzentrums in der Kommune nachgeben sollte, oder der Erschließung eines neuen Baugebiets ohne spezielle Auflagen, oder ob die vorhandene Verkehrsinfrastruktur ausreicht, oder ob die Trinkwasserversorgung … oder … oder … Ob man solche — meist komplexen und finanziell aufwendigen — Fragestellungen angehen soll, und, falls ja, wie, das hängt letztlich von der Verfügbarkeit einer transparenten und evaluierten Zukunftsplanung ab. Wenn die Zukunftsplanung vage, unklar ist, dann ist es eigentlich egal, was man tut. Die Wirkung eines überdimensionierten Rechenzentrums in einer kleinen Gemeinde ist so lange egal, so lange keine bekannten und als nachhaltig eingestuften Ziele bekannt sind und eine klare Ursachenkette von einem Ereignis oder einer Maßnahme aufzeigbar ist.

Ausgehend von diesen Überlegungen sollen schrittweise Fallbeispiele von solchen Prozessbeschreibungen mit klar definierten Zielen und Bewertungen exemplarisch erarbeitet werden.

ANMERKUNGEN

[*] Viele entscheidende Impulse für die hier ausgeführten Gedanken verdanke ich dem viel zu früh verstorbenen Manfred Faßler (+ 17.4.2021), mit dem ich jahrelang die Gelegenheit hatte, in vielen, meist vielstündigen Diskussionen, diese Themen zu erörtern.

[1] Hier spielt natürlich auch die Verfasstheit und die personelle Ausstattung der jeweiligen Verwaltungen eine nicht unerhebliche Rolle. Im Jahr 2021 herrscht der Eindruck vor, dass die aktuellen Verwaltungen bundesweit den Anforderungen hinterher hinklen. Die interessanten Fragen sind: (1) Warum ist das so? (2) Was könnte/ müsste man tun, um dies zu verbessern?

DAS OKSIMO PARADIGMA und Projektmanagement – Einführung

UNIVERSELLE PROZESSPLANUNG
26.Mai 2021 – 26.Mai 2021
URL: oksimo.org
Email: info@oksimo.org

Autor: Gerd Doeben-Henisch (im Gespräch mit Michael Hefter)

KONTEXT

Dieser Text ist Teil des Themenfeldes Das Oksimo Paradigma und Projektmanagement des oksimo.org Blogs.

PROJEKTMANAGEMENT – ERSTE ANNÄHERUNGEN

Die nachfolgenden Überlegungen bilden einen Reflex auf intensive Gespräche, die der Autor mit Prof. Dr. Michael Hefter von der Frankfurt University of Applied Sciences geführt hat und noch führt. Es geht um den Versuch, den Prozess des Projektmanagements aus dem Blickwinkel des oksimo Paradigmas zu beleuchten. Diese ersten Texte stellen noch keine vollständige Theorie dar sondern bilden unterschiedliche Annäherungen an das Phänomen.

Aufgabenstellung

Wie in der vorausgeschickten ersten Idee formuliert wird, geht es beim Projektmanagement primär darum, verfügbare Ressourcen für ein bestimmtes Ziel in einem vorgegebenen Zeitrahmen so zu analysieren und zu planen, dass die Ressourcen möglichst optimal genutzt und möglichst nachhaltig eingesetzt werden können.

Akteure

Ein Projektmanagement Prozess setzt Akteure voraus, die handeln. Typischerweise werden folgenden Rollen angenommen:

  1. Es gibt Auftraggeber (’stakeholder‘) die mit einer Problemstellung und mit einem Ziel kommen.
  2. Es gibt Experten, die die Aufgabenstellung so analysieren müssen, dass sich daraus ein Plan ergibt, der sich entsprechend den Zielen umsetzen lässt.
  3. Schließlich braucht es auch noch die Realisierer, die die Pläne entsprechend in reale Produkte oder Dienstleistungen umsetzen.

Sprache

Was in den Akteuren vor sich geht, ist direkt nicht zugänglich. Allerdings wird im allgemeinen angenommen, dass alle Akteure hinreichend gut kommunizieren können. Dazu gehören gesprochene und geschrieben Sprachen, Dokumente und zusätzliche Artefakte. Für die folgende Diskussion wird — ohne Beschränkung der Allgemeinheit — angenommen, dass es nur eine Sprache gibt (eine Alltagssprache) und dass alle wesentlichen sprachlichen Mitteilungen als Texte fixiert wurden. Insbesondere werden folgende Texte als verfügbar beim Beginn des Projektmanagement-Prozesses [PMP] angenommen:

Dokumente

  1. Ein Problemdokument, das eine gegebene Situation beschreibt, die optimiert werden soll.
  2. Ein Visionsdokument (Ziel), das einen Zustand beschreibt, der aktuell noch nicht gegeben ist, der aber nach Einschätzung aller Beteiligten grundsätzlich möglich ist und der als neue gegebene Situation realisiert werden soll.

Transformationen

Es gehört dann zur weiteren Aufgabe eines Projektmanagement-Prozesses, dass herausgearbeitet wird, durch welche konkreten Maßnahmen/ Aktionen der aktuelle Problem-Zustand in den anvisierten Visions-Zustand transformiert werden kann. Hier wird angenommen, dass jede Maßnahme einen gegebenen Zustand S voraussetzt und nach Ausführung einen Nachfolgezustand S‘ herbeigeführt hat. Maßnahmen benötigen Zeit und unterschiedliche viele Ressourcen. Jede Maßnahme im Kontext eines Projektmanagement-Prozesses kann man insofern auch als eine Veränderungsregel (oder einfach Regel) auffassen, die auf eine gegebene Situation angewendet wird und die eine Nachfolgesituation generiert. Alle beschriebenen Maßnahmen zusammen sollen hier daher als Regel-Dokument aufgefasst werden (oder auch: Maßnahmen-Katalog).

Erfahrung, Wissen, Rückkopplung

Aufgrund der Vielfalt und Komplexität von realen Situationen sind jene Maßnahmen, die gefunden werden müssen, um einen gewünschten Transformationsprozess zu ermöglichen, meistens nicht ‚einfach so‘ zu finden. Es bedarf dazu großer Erfahrung, umfassenden Wissens und — meistens — auch unterschiedliche Experimente, um herauszufinden, welche Maßnahme das gewünschte Ziel am besten ermöglicht. Zugleich kann es passieren, dass man beim Versuch, geeignete Maßnahmen zu finden, sowohl die Formulierung des Problem-Dokuments wie auch des Visions-Dokuments modifizieren muss. Man muss also den gesamten Projektmanagement-Prozess als ein durchgängig rückgekoppeltes System annehmen, bei dem die Ausgangslage (Problem und Vision) den Prozess beeinflusst und der Prozess sehr wohl auch auf die Ausgangslage zurückwirken kann.

Prozess-Variablen

In dieser Betrachtungsweise bilden die drei Dokumente Problem [P]-, Vision [V]- und Regel [R]-Dokument Variablen, die durch ‚Versuch und Irrtum‘ gefunden und optimiert werden müssen, bis das gewünschte Ergebnis — fixiert im Visions-Dokument — hinreichend gut – laut Plan — erreicht werden kann bzw. dann — in der Realisierung — erreicht wurde.

Akteure und Dokumente

Was in diesen Überlegungen bislang fehlt das sind genauere Angaben darüber, was die Akteure genau machen: welche Rolle spielen sie? Die angenommenen P-V-R-Dokumente sind ja statische Artefakte, die für die beteiligten Akteure sowohl Input-Größen darstellen wie auch Output-Größen. Welche Bedeutung der einzelne Akteur solch einem Dokument zuordnet, ist ausschließlich an seine Sprachkompetenz gebunden. Wie jeder weiß, kann das gleiche Wort in verschiedenen Sprachteilnehmern ganz Unterschiedliches bedeuten, selbst wenn es sich bei dem Text um einen sogenannten Standard handelt. Standards haben nur für diejenigen Akteure eine einigermaßen klare Bedeutung, die über ein entsprechendes Spezialwissen verfügen, das oft nur nach jahrelangem Training verfügbar ist. Und selbst dann ist nicht garantiert, ob zwei Experten tatsächlich das gleiche meinen, solange es nicht in der praktischen Umsetzung überprüft werden kann. Durchgängig besteht also als Basis-Anforderung, dass alle Dokumente von allen gekannt und verstanden werden müssen.

Bedeutungs-Absicherung

Ein kollaboratives Erstellen von P-V-Dokumenten liefert aber nur schwache Indizien für ein gemeinsames Verstehen.

Der Rückbezug eines P-Dokuments auf eine gemeinsam geteilte reale Situation stellt hingegen das in der Alltagspraxis mögliche stärkste Indiz zur Verfügung.

Ein V-Dokument enthält hingegen notgedrungen Elemente, von denen man nur annimmt (glaubt), dass es einmal real werden kann. Eine vollständige Überprüfung ist daher vor einer vollständigen Realisierung nicht möglich. Es gibt also Deutungsspielräume, an denen sich gegensätzliche Einschätzungen entfalten können.

Maßnahmen aus dem Maßnahmenkatalog (Regeln aus dem Regel-Dokument) enthalten meistens viele dynamische Elemente, die spezielle Randbedingungen voraussetzen, so dass deren Wirkung in Form einer Nachfolge-Situation S‘ kaum vollständig abschätzbar sind. Erst Recht dann nicht, wenn die Wirkung mit unterschiedlichen Wahrscheinlichkeiten verknüpft sind.

Optimaler Pfad

Durch die möglicherweise simultane und auch sequentielle Anwendung von Maßnahmen (Regeln) entsteht also eine Sequenz (Serie, Folge, ..) von Situationen <S1, S2, …, Sn>, deren Verlauf mit zunehmender Länge immer unsicherer wird. Hier wird eine solche mögliche Sequenz ein Pfad genannt, und die Realisierung eines Pfades mit Hilfe eines Simulators wird als Simulation aufgefasst. Da jede Situation Parameter enthalten kann, die mehr als eine Option zulassen, reicht in der Praxis die Untersuchung eines einzelnen möglichen Pfades kaum aus, um den optimalen Pfad zu finden. Eine manuelle Wiederholung von Simulationen so oft, bis alle Möglichkeiten abgedeckt sind, wird aus reinen Zeitgründen auch kaum möglich sein.

Evaluations-Algorithmen (Level 1)

Dieses praktische Dilemma einer manuellen Suche nach dem optimalen Pfad führt zur Überlegung, den durch P-V-R-Dokumente definierten Raum möglicher Pfade durch standardisierte Such-Bewertungs-Algorithmen (manche nennen dies KI) absuchen zu lassen, um jene Teilräume zu entdecken, die im Sinne des V-Kriteriums als optimal gelten. Diese Möglichkeit soll hier Level-1-Evaluation genannt werden.

Kreativ-Algorithmen (Level 0)

Im Lichte einer modernen Kultur-Theorie kann man noch einen Schritt weitergehen, und sich fragen, ob nicht die grundlegenden Annahmen aller Beteiligten, die in den P- und V-Dokumenten ihren Niederschlag gefunden haben, nicht vielleicht schon im Ansatz sub-optimal sind. Für diesen Fall wäre es hilfreich, wenn alle Beteiligten in einen kreativen Diskurs verwickelt werden könnten, der zu alternativen P- und V-Dokumenten führen würde, die ganz andere Maßnahmen zur Folge haben könnten.

Analog liese sich solch ein kreativer Diskurs auch für die Formulierung der Maßnahmen vorstellen. Diese Art der Erweiterung bzw. Veränderung des Möglichkeitsraumes wäre aber strukturell von einer anderen Art als die oben angesprochene Level-1-Evaluation. Die Verfügbarkeit eines kreativen Diskursraumes soll hier Level-0-Erweiterung genannt werden.

Level 0 und Level 1

Level-0-Erweiterung wie auch Level-1-Evaluation sind voneinander unabhängig, können aber in Kombination das Lösungspotential von Projektmanagement Prozessen erheblich steigern.

Oksimo Paradigma und Projektmanagement

Es dürfte jetzt nicht überraschen, dass das hier geschilderte Format von Projektmanagement Prozessen genau dem entspricht, was mit dem oksimo Paradigma möglich sein soll (und in der Tat, schon jetzt bietet das oksimo Paradigma weitere Anwendungsmöglichkeiten, die in diesem Text nicht erwähnt wurden.).